الجمعيات والتعاونياتUncategorized

ما المقصود بالوثائق الادارية ؟

في إطار سعي الدول نحو تنمية شاملة و رغبة منها في تطوير مجتمعاتها في مختلف المجالات و على جميع الاصعدة فإن الادارة الرشيدة المعتمدة على استراتيجية منظمة وعلى التطور التكنلوجي تعد المحرك الاساسي لهذه التنمية و لهذا التطور فهي المنظم الاساسي لها .

و تعتمد هذه الادارة في تنظيمها على مجموعة من الوثائق تسمى الوثائق الادارية و التي سنتطرق إليها بالتفصيل في هذا المقال .

وثائق إداريةويب ما المقصود بالوثائق الادارية

1.تعريف الوثائق الادارية :

تعتبر الوثائق الادارية وسيلة من وسائل الاتصال بين الادارات العمومية و بين الافراد أيضا و تعد من الوسائل الرسمية المعتمدة في الاعمال الادارية وهي مصدر استراتيجي يكتسي أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات و تتوفر على بيانات تتاح للاطراف المتبادلة لها في المنظمة

و بفضل هذه الوثائق الادارية يمكن تحقيق عدة وظائف و مميزات تخدم مصلحة المؤسسة أو الادارة بشكل عام .

2.ما هي أنواع الوثائق الادارية المعتمدة ؟

يوجد أنواع متعددة من الوثائق الادارية أبرزها :

وثائق ذات طابع عام :

تعتمد الادارات فيما بينها على مجموعة من الوسائل كالرسائل و المذكرات و أوراق الارسال و ذلك لتسهيل عملية الربط بين عمل الادارات و التواصل بشكل صحيح و تسمى هذه الوسائل بالوثائق العامة .    

وثائق ذات طابع إخباري :

و هي عبارة عن محاضر و بالغات و برقيات . تتميز في الغالب بطابعها الداخلي ، إذ يتم اعتمادها بين إدارات المؤسسة الواحدة ، حيث يتم اإلستعانة بها من أجل توفير التقارير الكاملة سواء عن الموظفين أو عن طريقة سيرأعمال المؤسسة .

وثائق ذات طابع خاص : 

يتم إصدار هذه الوثائق من قبل المؤسسة على شكل مذكرات تبرز القرارات المتخذة من أجل المصلحة الخاصة داخل المؤسسة . و من أمثلة هذه الوثائق:

  • الائحة العطل الرسمية داخل المؤسسة .
  • أوقات الدوام .
  • قرارات الفصل .
  • قرارات التعيين .
  • الترقيات .
  • الزيادات.

وثائق خاصة بالاثبات :

ترسل هذه الوثائق الادارية على شكل محاضر للشخص المعني و تكون في الغالب موثقة من الادارة إذ لا يمكن لاي شخص تعديلها أو عدم العمل بها سواء خارج أو داخل المؤسسة .

وثائق ذات طابع مستعجل :

الهدف من هذه الوثائق هو إيصال رسالة معينة و قرارات إدارية التخاذ التدابير الازم العمل بها داخل المؤسسة و تكون على شكل :

  • إعلانات .
  • أو باللغات .
  • أو بيانات .
  • أو نشرات داخلية خاصة بالمؤسسة .

الوثيقة النموذج

هي تلك الوثيقة التي تحمل مجموعة من المعلومات الثابتة و بينها فراغات،تقدم هذه الوثيقة للأشخاص المعنيين قصد تعبئتها و القصد من هذا النوع من الوثائق هو تسهيل سير الاعمال و توثيقها و كمثال على هذا النوع من الوثائق نجد :

3. ما هي أشكال المراسلات الادارية ؟

للمراسلات الادارية عدة أشكال أبرزها ما يلي :

الرسائل :

تستعمل للإخبار بالاستلام و تعنى هذه الرسائل بالاعلام و التنبيهات و يمكن تصنيفها إلى عدة أصناف :

  • الرسالة الادارية :

تكتسي الطابع الرسمي و تكون بين الادارات الداخلية و الخارجية .

  • الرسالة الادارية الشخصية :

ترسلها الادارة إلى أشخاص خارج الادارة .

  • الرسالة الشخصية :

ترسل من قبل الاشخاص إلى رؤسائهم و إداراتهم بغرض قضاء حاجة خاصة بهم .

  • المذكرات :

تستعمل بغرض طرح أسئلة معينة أو اقتراحات .

  • أوراق الارسال :

تستعمل لنقل الوثائق المهمة للمؤسسة و ذلك بهدف تسهيل عملية التواصل بين أقسام المؤسسة
و إدارتها .

  • المحاضر :

و فيها يتم تدوين كل الاحداث التي تحصل داخل المؤسسة و يقوم كاتب المحضر بنقل الصورة كاملة و تدوينها لنقلها فيما بعد للإدارة قصد اتخاد كافة التدابير اللازمة و تعد مثل هذه الوثائق بالغة الاهمية بالنسبة للمؤسسات لكونها تعمل على تسهيل و نقل ما يحدث في مكان العمل للمحافظة على سياسة المؤسسة .

  • المذكرات المصلحية :

تلعب دورا هاما في إعطاء التوجيهات و التعليمات لجميع أفراد المؤسسة من كل الادارات الموجودة .

  • المنشورات :

هي عبارة عن وثائق إدارية يتم إصدارها من أعلى سلطة داخل المؤسسة و تهدف نشر المعلومات المتعلقة بأمور المؤسسة و تحتوي مضامينها على قرارات و تعليمات موجهة لجميع الموظفين للعمل بها و اتباعها .

  • الاعلانات :

يتم نشرها عادة في أماكن مخصصة على مرآى جميع العاملين داخل المؤسسة و تحتوي على قرارات تصدرها الادارة .

مقالات ذات صلة

زر الذهاب إلى الأعلى