ما المقصود بالوثائق الادارية ؟
في إطار سعي الدول نحو تنمية شاملة و رغبة منها في تطوير مجتمعاتها في مختلف المجالات و على جميع الاصعدة فإن الادارة الرشيدة المعتمدة على استراتيجية منظمة وعلى التطور التكنلوجي تعد المحرك الاساسي لهذه التنمية و لهذا التطور فهي المنظم الاساسي لها .
و تعتمد هذه الادارة في تنظيمها على مجموعة من الوثائق تسمى الوثائق الادارية و التي سنتطرق إليها بالتفصيل في هذا المقال .
1.تعريف الوثائق الادارية :
تعتبر الوثائق الادارية وسيلة من وسائل الاتصال بين الادارات العمومية و بين الافراد أيضا و تعد من الوسائل الرسمية المعتمدة في الاعمال الادارية وهي مصدر استراتيجي يكتسي أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات و تتوفر على بيانات تتاح للاطراف المتبادلة لها في المنظمة
و بفضل هذه الوثائق الادارية يمكن تحقيق عدة وظائف و مميزات تخدم مصلحة المؤسسة أو الادارة بشكل عام .
2.ما هي أنواع الوثائق الادارية المعتمدة ؟
يوجد أنواع متعددة من الوثائق الادارية أبرزها :
وثائق ذات طابع عام :
تعتمد الادارات فيما بينها على مجموعة من الوسائل كالرسائل و المذكرات و أوراق الارسال و ذلك لتسهيل عملية الربط بين عمل الادارات و التواصل بشكل صحيح و تسمى هذه الوسائل بالوثائق العامة .
وثائق ذات طابع إخباري :
و هي عبارة عن محاضر و بالغات و برقيات . تتميز في الغالب بطابعها الداخلي ، إذ يتم اعتمادها بين إدارات المؤسسة الواحدة ، حيث يتم اإلستعانة بها من أجل توفير التقارير الكاملة سواء عن الموظفين أو عن طريقة سيرأعمال المؤسسة .
وثائق ذات طابع خاص :
يتم إصدار هذه الوثائق من قبل المؤسسة على شكل مذكرات تبرز القرارات المتخذة من أجل المصلحة الخاصة داخل المؤسسة . و من أمثلة هذه الوثائق:
- الائحة العطل الرسمية داخل المؤسسة .
- أوقات الدوام .
- قرارات الفصل .
- قرارات التعيين .
- الترقيات .
- الزيادات.
وثائق خاصة بالاثبات :
ترسل هذه الوثائق الادارية على شكل محاضر للشخص المعني و تكون في الغالب موثقة من الادارة إذ لا يمكن لاي شخص تعديلها أو عدم العمل بها سواء خارج أو داخل المؤسسة .
وثائق ذات طابع مستعجل :
الهدف من هذه الوثائق هو إيصال رسالة معينة و قرارات إدارية التخاذ التدابير الازم العمل بها داخل المؤسسة و تكون على شكل :
- إعلانات .
- أو باللغات .
- أو بيانات .
- أو نشرات داخلية خاصة بالمؤسسة .
الوثيقة النموذج
هي تلك الوثيقة التي تحمل مجموعة من المعلومات الثابتة و بينها فراغات،تقدم هذه الوثيقة للأشخاص المعنيين قصد تعبئتها و القصد من هذا النوع من الوثائق هو تسهيل سير الاعمال و توثيقها و كمثال على هذا النوع من الوثائق نجد :
- الفواتير .
- الشهادات .
- طلبات التوظيف .
- طلبات الاستقالة .
- التعيينات .
3. ما هي أشكال المراسلات الادارية ؟
للمراسلات الادارية عدة أشكال أبرزها ما يلي :
الرسائل :
تستعمل للإخبار بالاستلام و تعنى هذه الرسائل بالاعلام و التنبيهات و يمكن تصنيفها إلى عدة أصناف :
- الرسالة الادارية :
تكتسي الطابع الرسمي و تكون بين الادارات الداخلية و الخارجية .
- الرسالة الادارية الشخصية :
ترسلها الادارة إلى أشخاص خارج الادارة .
- الرسالة الشخصية :
ترسل من قبل الاشخاص إلى رؤسائهم و إداراتهم بغرض قضاء حاجة خاصة بهم .
- المذكرات :
تستعمل بغرض طرح أسئلة معينة أو اقتراحات .
- أوراق الارسال :
تستعمل لنقل الوثائق المهمة للمؤسسة و ذلك بهدف تسهيل عملية التواصل بين أقسام المؤسسة
و إدارتها .
- المحاضر :
و فيها يتم تدوين كل الاحداث التي تحصل داخل المؤسسة و يقوم كاتب المحضر بنقل الصورة كاملة و تدوينها لنقلها فيما بعد للإدارة قصد اتخاد كافة التدابير اللازمة و تعد مثل هذه الوثائق بالغة الاهمية بالنسبة للمؤسسات لكونها تعمل على تسهيل و نقل ما يحدث في مكان العمل للمحافظة على سياسة المؤسسة .
- المذكرات المصلحية :
تلعب دورا هاما في إعطاء التوجيهات و التعليمات لجميع أفراد المؤسسة من كل الادارات الموجودة .
- المنشورات :
هي عبارة عن وثائق إدارية يتم إصدارها من أعلى سلطة داخل المؤسسة و تهدف نشر المعلومات المتعلقة بأمور المؤسسة و تحتوي مضامينها على قرارات و تعليمات موجهة لجميع الموظفين للعمل بها و اتباعها .
- الاعلانات :
يتم نشرها عادة في أماكن مخصصة على مرآى جميع العاملين داخل المؤسسة و تحتوي على قرارات تصدرها الادارة .
